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Postkorbmethode

Üben und Wiederholen

Praxisnahe Entscheidungen am Beispiel der Verarbeitung eingehender Post oder Emails treffen und Sachverhalte lösen.

Kurzbeschreibung Postkorbmethode

Die Postkorbmethode simuliert praxisnahe Entscheidungssituationen, in denen Lernende unter Zeitdruck Aufgaben priorisieren und lösen müssen. Ein Prosteingang (real oder fiktiv) wird zum Ausgangspunkt des Lernens genommen. Sie wird häufig zur Förderung von Entscheidungsfähigkeit, Zeitmanagement und Problemlösungskompetenz eingesetzt. Sie lässt sich an verschiedene Themen und Zielgruppen anpassen und bietet durch Reflexion und Feedback einen hohen Lerneffekt.

Methoden­­steckbrief

Zeitansatz

Es kann unterschiedliche Zeitansätze geben:

Kurzformat:

30–45 Minuten (für einfache Szenarien mit wenigen Aufgaben).

Standard:

60–90 Minuten (für umfangreichere Fallstudien inkl. Reflexion).

Langformat:

2–3 Stunden (für komplexe Szenarien oder in Gruppenarbeit)

Langfristige Anwendung:

mehrere Tage-Wochen, um Routine im Umgang mit dem Postkorb zu bekommen.

Gruppengröße

Es sind unterschiedliche Gruppengrößen möglich:

Einzelarbeit:

Für individuelle Entscheidungsfindung und Reflexion.

Kleingruppe:

3–5 Personen (gemeinsame Diskussion und Priorisierung).

Mittlere Gruppen:

6–10 Personen (Aufteilung in Kleingruppen, Präsentation der Ergebnisse im Plenum).

Analog und/oder Digital

Analog und digital möglich:

Analoge Anwendungen:

  • Materialien: Schriftliche Aufgabenstellungen, Zettel, Emails, Anträge, Beschwerden oder Briefe im „Postkorb“.
  • Visualisierung: Flipchart oder Tafel für die Priorisierung und Ergebnisdiskussion.
  • Arbeitsplatzsimulation: Nutzung eines Tisches mit „eingehenden Aufgaben“ zur Veranschaulichung.

Digitale Anwendungen:

  • Digitale Postkörbe: Digitaler Eingang der Post, interne Programme oder Tickets, Plattformen wie Moodle, Ilias oder andere im LMS, oder MS Teams, OneDrive, Google Drive oder anderen zur Bereitstellung von Dokumenten.
  • Kollaborative Tools: Miro, Trello oder andere für die Priorisierung und Aufgabenbearbeitung.
  • Simulationstools: Spezielle Apps oder Programme zur Nachbildung von Postkörben, z.B. für Management-Trainings.
  • Videokonferenzen: Gruppenarbeit und Diskussion in Breakout-Räumen.

Vorbereitung

Es sind unterschiedliche Vorbereitungsaufgaben sinnvoll: 

Szenario entwickeln:

Ein realistisches Szenario erstellen, z.B. „Ein Tag im Büro eines Teamleiters“. Aufgaben und Informationen formulieren, die unterschiedliche Priorität und Dringlichkeit haben.

Materialien bereitstellen:

Analoge: Briefe, Notizen, Memos, Tabellen.

Digitale: Dateien, E-Mails, To-Do-Listen, Programme.

Kriterien definieren:

Klare Regeln für Priorisierung (z.B. dringend vs. wichtig) kommunizieren.

Zeitplan festlegen:

Zeitlimits für die Bearbeitung und Präsentation der Ergebnisse.

Gruppeneinteilung: (optional)

Kleingruppen bilden, falls in Teams gearbeitet wird.

Durchführungs­schritte

1. Schritt: Einführung

  • Ziel der Methode erklären: „Das Ziel ist, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu strukturieren und unter Zeitdruck zu bewältigen.“
  • Szenario und Arbeitsumfeld erläutern.

2. Schritt: Bearbeitungsphase

  • Die Teilnehmenden erhalten den „Postkorb“ mit den Aufgaben und müssen diese priorisieren und Lösungen entwickeln.
  • Zeitdruck schaffen, z.B. durch eine strenge Bearbeitungsfrist.

3. Schritt: Ergebnissicherung und Reflexion

  • Teilnehmende oder Gruppen präsentieren ihre Entscheidungen und Begründungen.
  • Es kann hier voneinander gelernt werden, indem Ergebnisse verglichen und hinterfragt werden: Warum wurde wie priorisiert?
  • Transferfragen klären: Wie lassen sich die Ergebnisse auf den Alltag übertragen?

4. Schritt: Abschluss

  • Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse und Tipps.

Je realitätsnäher gearbeitet werden kann, desto höher sind die Lerneffekte!

Tipps zur Durchführung

Tipps zur Durchführung
  • Relevanz sicherstellen: Aufgaben und Szenarien sollten praxisnah und für die Zielgruppe verständlich sein.
  • Klare Regeln: Die Teilnehmenden müssen wissen, wie sie priorisieren sollen (z.B. Matrix „dringend vs. wichtig“).
  • Zeitdruck realistisch setzen: Genügend, aber nicht zu viel Zeit geben, um realistische Stresssituationen zu simulieren.
  • Feedback einbauen: Lernende sollten Rückmeldung zu ihren Entscheidungen erhalten, um den Lernprozess zu fördern.
  • Abwechslung einbringen: Aufgaben mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad und Kontext mischen.
Stolperfallen
  • Überforderung: Zu viele oder zu komplexe Aufgaben können die Teilnehmenden überfordern.
  • Unklare Priorisierungsregeln: Ohne klare Anweisungen könnte die Bearbeitung chaotisch verlaufen.
  • Zeitdruck falsch dosiert: Zu wenig oder zu viel Zeit kann die Authentizität des Szenarios beeinträchtigen.
  • Fehlende Reflexion: Ohne Nachbesprechung bleibt der Lerneffekt begrenzt.
  • Unrealistische Szenarien: Praxisferne oder unspezifische Aufgaben können die Motivation der Teilnehmenden mindern.
Variationen
  • Themenspezifische Postkörbe: Fokus auf bestimmte Themen, z.B. „Kundenanfragen priorisieren“ oder „Projektmanagement“.
  • Rollenspiel-Integration: Teilnehmende übernehmen Rollen aus einem Büro oder lösen Aufgaben gemeinsam als Team.
  • Kollaborative Priorisierung: Gruppen bearbeiten denselben Postkorb und diskutieren unterschiedliche Ansätze.
  • Erweiterte Postkörbe: Zusätzliche Aufgaben oder Informationen während der Bearbeitung einfügen, um Flexibilität zu testen.
  • Langfristige Aufgaben: Bearbeitung von Postkörben über mehrere Stunden oder Tage hinweg mit Zwischenreflexionen.
Anwendungs­beispiele

Zur Anregung:

Ausbildung:

  • Bürokommunikation: Priorisierung von E-Mails und Kundenanfragen.
  • Führungstraining: Simulation eines Arbeitstages einer Führungskraft.
  • IT: Bearbeitung von Tickets/Anfragen aus dem Haus/Unternehmen.
  • Verwaltungsausbildung: Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben in den internen Programmen.

Unterricht:

  • Projektmanagement: Aufgaben priorisieren und Ressourcen effektiv einsetzen.
  • Sozialwissenschaften: Entscheidungsszenarien in sozialen Einrichtungen simulieren.

Weiterbildung:

  • Zeitmanagement: Training von Methoden zur Aufgabenpriorisierung.
  • Konfliktmanagement: Fallstudien zu Priorisierung und Delegation.

Teambuilding:

  • Gruppenbearbeitung eines Postkorbs zur Verbesserung der Kommunikation.

Online-Trainings:

  • Digitalisierte Postkörbe mit internen Programmen oder Tools wie trello, LMS, asana usw.

Didaktik & Literatur

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