Open Space

• Übergeordnetes Thema oder Ziel der Veranstaltung festlegen.
• Vorbereitungsgruppe einsetzen und Aufgaben definieren.

• Ausreichend große Räumlichkeiten mit flexibel nutzbaren Bereichen und Präsentationsmöglichkeiten.
• Für digitale Formate: Breakout-Räume oder parallele virtuelle Räume vorbereiten.

Analoge: Karten, Stifte, Wandzeitung.

Digitale: Plattformen und Tools einrichten, Teilnehmende einweisen.

• Teilnehmende motivieren, eigene Themen einzubringen, und den Ablauf erläutern.

1. Themenfindung und Themensammlung auf dem Marktplatz: Nach der Eröffnung gibt es eine Einladung zur Themenfindung. Teilnehmende bringen ihre Themenvorschläge auf einem Marktplatz ein und erklären sie kurz. Themen werden an der Wandzeitung oder in einer digitalen Plattform gesammelt und zeitlich und räumlich eingeteilt.
2. Sitzungen durchführen: Themengeber/innen moderieren ihre eigene Session in Arbeitsteilung in unterschiedlichen Räumen oder Zonen. Teilnehmende diskutieren, dokumentieren oder arbeiten an Lösungen. Die zeitgleich stattfindenden Sitzungen der Gruppen dauern dann meist ca. 1 ½ bis 2 Stunden. Bei einer eintägigen Veranstaltung verbleibt nach dem morgendlichen Kennenlernen und dem „Marktplatz“ Zeit für noch etwa 2-3 Gruppensitzungen. Nach der ersten Gruppensitzung steht mittags in einem Zeitfenster von etwa zwei Stunden das Mittagsbuffet zur Verfügung (damit die Gruppen ihre Zeit flexibel ihren Bedürfnissen anpassen können).
   In den Sitzungen der Gruppe werden gleichzeitig Ideen, Maßnahmen und Ziele zu verschiedenen Aspekten des Leitthemas entwickelt. Es wird diskutiert, konstruktiv gestritten, erzählt und erklärt, die Teilnehmenden der Gruppe können ebenso das Internet benutzen wie sich graphisch an einem Flipchart betätigen: Die Gestaltung der Gruppensitzungen liegt ganz in den Händen der Gruppen. Sie haben das Material zu ihrer freien Verfügung und sind in ihrer Zeiteinteilung und Vorgehensweise keinen Einschränkungen unterworfen (abgesehen von Erfordernissen der groben Rahmenplanung der Gesamtveranstaltung). So ist gewährleistet, dass keine Idee „auf der Strecke bleibt“, weil sie in einem steifen und unflexiblen Rahmen nicht zur Sprache gebracht werden konnte. Ergebnisse der Sitzungen werden an einer zentralen Stelle gesammelt. Optional: Kurzpräsentationen der Ergebnisse im Plenum.
3. Abschluss: Der Tag ist geprägt von einer hohen Geschäftigkeit. Es werden möglicherweise Gruppen aufgelöst, andere zusammengelegt oder Zeiten verschoben. Durch die Selbstverantwortlichkeit gewinnen die Teilnehmenden einen Freiraum, durch den ihre Motivation gesteigert und Kreativität gefördert wird. Die Moderation begleitet den Prozess eher im Hintergrund. So können großartige Ideen entstehen. Eine Abschlussrunde sammelt Eindrücke, wobei alle Teilnehmenden zu Wort kommen sollen. Sie lassen die Leistung, die sie alle erbracht haben, sowie die Probleme, aber auch die guten produktiven Momente Revue passieren. Es werden Verbesserungsvorschläge gemacht oder Verabredungen für die Zukunft getroffen. Bei großen Gruppen sind hierfür digitale Umfragen geeignet. Am Ende ist es wichtig, Prioritäten unter den verschiedenen, erarbeiteten Ansätzen und Vorschlägen zu besprechen und festzuhalten. Falls die Zeit es zulässt, ist es sinnvoll, noch einmal kleinere Gruppen nach Zugehörigkeit zu  Ergebnisthematiken zu bilden, die dann konkrete Umsetzungsmöglichkeiten des gewählten Ansatzes diskutieren. Danach werden die Lösungen im großen Kreis vorgestellt.
4. Die Ergebnissicherung hält alle Arbeiten in Form von Protokollen fest. Diese Verschriftlichung dient einerseits dazu, dass alle den aktuellen Stand der Arbeit der anderen Gruppen mitverfolgen können, zum anderen aber auch zur Aufzeichnung der Teil- und Endergebnisse für den abschließenden Dokumentationsband.
5. Bei mehrtägigen Veranstaltungen wird in einem ähnlichen Muster weitergearbeitet.

• Nach einer solchen Veranstaltung stehen die Teilnehmenden vor der Aufgabe, die neu gewonnen Ideen umzusetzen. Der Anfang ist gemacht und meist bedürfen die Ideen keiner weiteren Überarbeitung mehr, sie sind alltagstauglich und direkt einsetzbar. Da sich die Gruppen intensiv mit den Themen auseinandergesetzt haben und durch die Gewichtung am Ende der Veranstaltung auch die Prioritäten der Anwesenden deutlich wurden, werden meist schnell Teilnehmende gefunden, die anschließend in Projektgruppen die Ideen und Lösungen umsetzen.
• Optimal ist es, wenn die an den Ideen maßgeblich involvierten und engagierten Teilnehmenden auch später bei der Umsetzung mitwirken. Sie sind motiviert, haben eine gesteigerte Selbstverantwortung und das Gefühl, mit anderen durch die Hierarchieebenen hindurch etwas erarbeitet zu haben, wofür sie einstehen können und – vor allen Dingen – wollen.
  Durch die genaue Dokumentation haben alle am Ende der Veranstaltung die Ergebnisse aller Gruppenarbeiten in Händen und können darauf zurückgreifen.